首先，专利代理机构必须依法设立，并具备相应的资质条件。根据管理办法，申请设立专利代理机构需满足一定的人员、场所、管理制度等要求，如至少有两名以上执业专利代理人，并且具有良好的职业道德和业务能力。同时，机构负责人应当具备相应资格，能够胜任管理工作。
其次，专利代理机构在执业过程中应遵守法律法规和行业规范，不得从事不正当竞争行为，不得泄露委托人的商业秘密或技术信息。机构应建立健全内部管理制度，确保服务质量与专业水平，提升客户满意度。
此外，管理办法还规定了专利代理机构的年检制度，定期对机构的执业情况、人员变动、业务开展情况进行检查，确保其持续符合设立条件。对于违反规定的机构，将依法给予警告、限期整改、吊销执业许可证等处罚措施。
最后，专利代理机构的规范化管理有助于提升整个行业的服务水平，增强公众对专利代理行业的信任度，推动我国知识产权事业的健康发展。随着科技的不断进步和创新环境的日益复杂，专利代理机构的作用将愈发重要，因此加强对其管理显得尤为必要。